Usluge
Kompletna organizacija, od planiranja do realizacije
Svojim dugim iskustvom razvili smo specijalizirano odjeljenje za organizaciju i logistiku kongresa, konferencija i stručnih sastanaka. Naša profesionalnost i podrška, u svim segmentima organizacije, garancija su uspješno organiziranog skupa.
Kongresi
Konferencije
Simpoziji
Korporativni sastanci
Webinari
Virtualni događaji
Team building programi
01 Konferencijski menadžment
Preuzimamo sve organizacijske, administrativne i finansijske poslove, kako biste se Vi posvetili stručnom dijelu skupa.
1.1
Planiranje
- Izbor mjesta održavanja (grad, kongresni centar)
- Izbor prostora (hotel, dvorana)
- Izbor kongresne tehnike i opreme
- Kreiranje optimalne satnice i okvirnog programa
- Korespondencija s predavačima
1.2
Informisanje i marketing
- Direct mailing: opremamo i distribuiramo informativne materijale poštom
- Internet: dizajn, postavljanje i smještaj kongresnih web stranica, ažuriranje novosti i izmjena
- Printani materijali: prva obavijest, plakat, predprogram, pozivi, konačni program, knjiga sažetaka, prijavnice, ID kartice
1.3
Stručno rukovodstvo
- Primanje sažetaka
- Prosljeđivanje Stručnom odboru kongresa na ocjenjivanje
- Uređivanje sažetaka po autoru, naslovu i metodi prezentovanja
- Slanje potvrde o primitku i uključivanju u program s tačnim terminom prezentiranja i tehničkim potrebama
1.4
Registracija
- Zaprimanje prijava učesnika sa svim važnim podacima
- Fakturiranje i naplata kotizacija od sponzora i učesnika
- Sve radnje vezane uz registraciju i korespondenciju s učesnicima
- Ažuriranje liste učesnika skupa
- Printanje akreditacija
- Redovni izvještaji o stanju prijava, registracija i plaćanja
1.5
Smještaj
- Izbor, pregovaranje i rezervacija smještajnih kapaciteta za predavače i učesnike
- Zaprimanje rezervacija i briga o rooming listama
- Kontrola i usporedba rooming lista dan prije dolaska gostiju
- Briga o kasnim dolascima i promjenama rezervacija tokom skupa
- Fakturiranje i naplata troškova smještaja
1.6
Nabavka i rezervacija
- Kongresna tehnika i potrebno osoblje (tehničari, prevodioci, hostese, kontrolori)
- Dekoracija (natpisi, baneri, cvijeće, pokloni)
- Ugostiteljske usluge (pauze za kafu, ručkovi, večere, piće dobrodošlice)
- Priprema kulturnih, zabavnih i socijalnih programa
1.7
Organizacija izložbe
- Planiranje izložbe i ugovaranje s izlagačima
- Ugovaranje izložbenog prostora i raspoređivanje izlagačima uz potpunu podršku
1.8
Finansiranje, budžet i kontrola
- Kalkulacije cijena sponzorskih paketa i kotizacija
- Postavljanje najboljeg koncepta finansiranja
- Osiguravanje predfinansiranja realizacije kongresa
- Redovni kontroling prihoda i rashoda
- Redovni finansijski izvještaji organizatoru
02 Stručna i poslovna putovanja
Organizujemo putovanja na međunarodne sajmove i kongrese, za pojedince i grupe.
Sajmovi i kongresi
- Posjete međunarodnim sajmovima za pojedince i grupe
- Posjete međunarodnim kongresima
- Grupna i individualna stručna putovanja
Karte, smještaj i vize
- Prodaja avio karata svih prevoznika
- Rezervacija hotelskog smještaja uz avio karte na svim destinacijama
- Lokalni prevoz na zahtjev klijenta
- Pribavljanje viza
Transferi
- Grupni i individualni transferi
- VIP transferi luksuznim vozilima
03 Tehnička podrška
- Projekcijska oprema (projektori, platna, ekrani)
- IT & Office
- Digitalni audio prijenos
- Video i audio konferencije
- Foto i video zapis
- Radni materijali, programske brošure, knjige sažetaka, akreditacije, stolne oznake, pozivnice
- Natpisi u dvoranama, ispred hotela i na ostalim prigodnim mjestima
- Podiji i govornice
Trebate profesionalnu organizaciju?
Konferencije, kongresi i eventi mjesta su razmjenjivanja ideja i iskustava, rješavanja problema, promoviranja proizvoda, izgrađivanja timskog duha i generiranja ideja.