NAŠE USLUGE
konferencijskI menadžment
PLANIRANJE
- izbor mjesta održavanja (grad, kongresni centar)
- izbor prostora (hotel, dvorana)
- izbor kongresne tehnike i opreme
- kreiranje optimalne satnice i okvirnog programa
- korespodencija s predavačima
Informisanje / marketing aktivnosti
- direct mailing-om: opremamo i distribuiramo informativne materijale poštom
- internetom: dizajniranje, postavljanje i smještaj kongresnih web stranica, ažuriranje stranica s novostima i izmjenama
- printanim materijalima: prva obavijest, plakat, predprogram, pozivi, konačni program, knjiga sažetaka, prijavnice, ID kartice, razni drugi printani materijali
Stručno rukovodstvo
- primanje sažetaka
- prosljeđivanje Stručnom odboru kongresa na ocjenjivanje
- uređivanje sažetaka po autoru, naslovu, metodi prezentovanja
- slanje potvrde o primitku i potvrdu uključivanja u program sa tačnim terminom prezentiranja i traženja informacije o tehničkim potrebama prezentacije
Registracija
- zaprimamo prijave učesnika sa svim važnim podacima
- vršimo fakturiranje i naplatu kotizacija od sponzora i učesnika
- sve radnje vezane uz registraciju i korespodenciju sa učesnicima
- ažuriranje liste učesnika skupa
- printanje akreditacija
- dajemo redovne izvještaje o stanju prijava, registracija, plaćanja i dr.
Smještaj
- Izabiremo, pregovaramo i rezervišemo smještajne kapacitete za predavače i učesnike
- Vršimo zaprimanje rezervacija i vodimo brigu o rooming listama
Dan prije dolaska gostiju kontrolišemo i uspoređujemo rooming liste - Za vrijeme održavanja skupa vodimo brigu o kasnim dolascima i promjenama rezervacija
- Vršimo fakturiranje i naplatu troškova smještaja
Nabavka i rezervacija
- kongresne tehnike potrebnog osoblja (tehničari, prevodioci, hostese, kontrolore itd.)
- dekoracija (natpisi, baneri, cvijeće, pokloni)
- ugostiteljske usluge (pauze za kafu, ručkove, večere, piće dobrodošlice itd.)
- priprema kulturnih, zabavnih i socijalnih programa
Organizacija izložbe
- vršimo planiranje izložbe i ugovaranje s izlagačima
- ugovaramo izložbeni prostor i raspoređujemo ga izlagačima uz
pružanje potpune podrške
Finansiranje, vođenje budžeta i kontrola
- Izrađujemo kalkulacije cijena sponzorskih paketa i kotizacija
- Postavljamo za Vas najbolji koncept finansiranja
- Osiguravamo predfinanciranje realizacije kongresa
- Vršimo redovni kontroling prihoda i rashoda
- Dajemo redovne financijske izvještaje organizatoru
STRUČNA / POSLOVNA PUTOVANJA
- Posjete međunarodnim sajmovima za pojedince i grupe
- Posjete međunarodnim kongresima
- Grupna i individualna stručna putovanja
- Prodaja avio karti svih prevoznika
- Rezervacija hotelskog smještaja uz avio karte na svim destinacijama
- osiguravanje lokalnog prevoza na zahtjev klijenta
- pribavljanje viza
- Organizovanje grupnih i indivudalnih trasfera
- VIP transferi sa luksuznim vozilima
Tehnička podrška
- Projekcijska oprema (projektori, platna, ekrani)
- IT & Office
- Digitalni audio prijenos
- Video i audio konferencije
- Foto i video zapis
- Izrada radnog materijala, program brošura, knjige sažetaka, akreditacije, stolne oznake, pozivnice i sl.
- Natpisi u dvoranama, ispred hotela i na ostalim prigodnim mjestima
- Podiji, govornice